Stejně jako nadpis článku, i předmět e-mailu je reklamou na zprávu samotnou.
Proč psát předmět?
Uvedením správně napsaného předmětu je možné dopředu idendifikovat prioritu zprávy. Příjemce se tak může předem rozhodnout, zda se zprávě bude věnovat ihned, nebo prozatím vyřídí jiné – důležitější.
Ze správně zadaného předmětu lze poznat, jakou oblastí se text zabývá. Příjemce pak okamžitě vidí, zda je zpráva pracovní záležitostí nebo se jedná o věci ryze soukromé a vhodné na nepracovní dobu.
Uděláte si pořádek
E-maily bez předmětu, nebo s předmětem nicneříkajícím, jsou nepříjemné nejen v době přijetí zprávy, ale také jsou zlo do budoucna. Správně uvedený předmět usnadní práci, bude-li potřeba konkrétní zprávu dohledat třeba za půl roku.
Napsání předmětu zabere pár sekund
Napsání předmětu zabere pár sekund, které se však rychle vrátí (příjemce na vaši zprávu odpoví dříve apod.). Navíc tím ušetříte čas i příjemci (viz předchozí body).
Jak psát předmět?
Adresát by měl po přečtení tušit, o čem bude číst a podle toho se zprávě věnovat ihned či později. Předměty typu „dsdsfds“, „ahoj“ a jim podobné nestačí. V předmětu proto uvádějte oblast, které se zpráva týká a to co možná nejpřesněji. Předmět „prosba“ sice nastíní, o čem e-mail zřejmě bude, ale není dostatečně přesný. Na druhou stranu je třeba dbát na to, abychom do předmětu nepsali romány.
Správně napsaný předmět by tak mohl vypadat například takto:
- „prosba o změnu termínu konzultace BP“,
- „aktuální seznam filmů“,
- „podklady z pondělního produktového školení“.
K tomu stačí do předmětu připojit slovo „spěchá“, „důležité“ apod. Adresát tak bude ihned vědět, že se má zprávě věnovat okamžitě. Dejte si však pozor, abyste tato slova nepoužívali moc často a psali je výhradně tam, kde je to opravdu nutné. Dostane-li příjemce od vás desátou zprávu s dodatkem „spěchá“, začně o důležitosti zpráv pochybovat.
Předmět při odpovídání
Odpovídáte-li na nějaký e-mail, neměňte jeho předmět. V případě odpovědi na zprávu s předmětem „nový návrh webu“ se většinou automaticky před samotný předmět přidá „Re: “. Je nevhodné předmět celý změnit například na „zhodnocení návrhu“, i když třeba nový vzhled webu ve skutečnosti hodnotíte.
Nové téma, nová zpráva
Píšete-li někomu zprávu, která se zabývá nějakým novým tématem, skutečně vytvořte nový e-mail. Zdánlivě jednoduché a logické. Bohužel stále narážíme na stiuace, kdy jsem v předmětu je uveden několik týdnů starý předmět (např. „Re: třídní sraz v dubnu“) a zpráva samotná se pak týkala úplně jiné oblasti.
Jeden vykřičník stačí
Chcete-li, vykřičník použijte, více vykřičníků za sebou se nepoužívá. Pět vykřičníků v řadě sice pozornost upoutá, avšak spíše v negativním smyslu – působí neprofesionálně a agresivně. Je třeba se zamyslet nad tím, zda předmět typu „Odborné školení!!!!! Účast nutná!!!“ od vašeho vedoucího působí opravdu tak motivačně, jak bylo původně myšleno. Rovněž nezapomeňte, že mezera se píše za a nikoli před interpunkční znaménko.
Stejně tak se osvědčí absence verzálek. Předmět s textem „DŮLEŽITÉ INFO!!! ČTĚTE!!!!!“ opět budí spíše rozruch a dojem, že na adresáta někdo křičí.