úterý 18. května 2010

Předmět e-mailu

Vemte si příklad z titulků novin. Kolik lidí by četlo denní tisk, kdyby místo nadpisů článků bylo prázdné místo, nebo by nadpisy sdělovaly informace stylem „Důležité!!!“ nebo „Nové informace“?

Stejně jako nadpis článku, i předmět e-mailu je reklamou na zprávu samotnou.

Proč psát předmět?

Informujete o prioritě zprávy

Uvedením správně napsaného předmětu je možné dopředu idendifikovat prioritu zprávy. Příjemce se tak může předem rozhodnout, zda se zprávě bude věnovat ihned, nebo prozatím vyřídí jiné – důležitější.

Ze správně zadaného předmětu lze poznat, jakou oblastí se text zabývá. Příjemce pak okamžitě vidí, zda je zpráva pracovní záležitostí nebo se jedná o věci ryze soukromé a vhodné na nepracovní dobu.

Uděláte si pořádek

E-maily bez předmětu, nebo s předmětem nicneříkajícím, jsou nepříjemné nejen v době přijetí zprávy, ale také jsou zlo do budoucna. Správně uvedený předmět usnadní práci, bude-li potřeba konkrétní zprávu dohledat třeba za půl roku.

Napsání předmětu zabere pár sekund

Napsání předmětu zabere pár sekund, které se však rychle vrátí (příjemce na vaši zprávu odpoví dříve apod.). Navíc tím ušetříte čas i příjemci (viz předchozí body).


Jak psát předmět?

Stručně, ale přesně definujte, o co se jedná

Adresát by měl po přečtení tušit, o čem bude číst a podle toho se zprávě věnovat ihned či později. Předměty typu „dsdsfds“, „ahoj“ a jim podobné nestačí. V předmětu proto uvádějte oblast, které se zpráva týká a to co možná nejpřesněji. Předmět „prosba“ sice nastíní, o čem e-mail zřejmě bude, ale není dostatečně přesný. Na druhou stranu je třeba dbát na to, abychom do předmětu nepsali romány.
Správně napsaný předmět by tak mohl vypadat například takto:
  • „prosba o změnu termínu konzultace BP“,
  • „aktuální seznam filmů“,
  • „podklady z pondělního produktového školení“.
Důležitost

K tomu stačí do předmětu připojit slovo „spěchá“, „důležité“ apod. Adresát tak bude ihned vědět, že se má zprávě věnovat okamžitě. Dejte si však pozor, abyste tato slova nepoužívali moc často a psali je výhradně tam, kde je to opravdu nutné. Dostane-li příjemce od vás desátou zprávu s dodatkem „spěchá“, začně o důležitosti zpráv pochybovat.

Předmět při odpovídání

Odpovídáte-li na nějaký e-mail, neměňte jeho předmět. V případě odpovědi na zprávu s předmětem „nový návrh webu“ se většinou automaticky před samotný předmět přidá „Re: “. Je nevhodné předmět celý změnit například na „zhodnocení návrhu“, i když třeba nový vzhled webu ve skutečnosti hodnotíte.

Nové téma, nová zpráva

Píšete-li někomu zprávu, která se zabývá nějakým novým tématem, skutečně vytvořte nový e-mail. Zdánlivě jednoduché a logické. Bohužel stále narážíme na stiuace, kdy jsem v předmětu je uveden několik týdnů starý předmět (např. „Re: třídní sraz v dubnu“) a zpráva samotná se pak týkala úplně jiné oblasti.

Jeden vykřičník stačí

Chcete-li, vykřičník použijte, více vykřičníků za sebou se nepoužívá. Pět vykřičníků v řadě sice pozornost upoutá, avšak spíše v negativním smyslu – působí neprofesionálně a agresivně. Je třeba se zamyslet nad tím, zda předmět typu „Odborné školení!!!!! Účast nutná!!!“ od vašeho vedoucího působí opravdu tak motivačně, jak bylo původně myšleno. Rovněž nezapomeňte, že mezera se píše za a nikoli před interpunkční znaménko.

Stejně tak se osvědčí absence verzálek. Předmět s textem „DŮLEŽITÉ INFO!!! ČTĚTE!!!!!“ opět budí spíše rozruch a dojem, že na adresáta někdo křičí.

neděle 16. května 2010

Tvorba a aktualizace obsahu ve Wordu

Máme-li dokument o několika stránkách a několika desítkách kapitol, hodí se vytvořit obsah. Bohužel se i dnes stále setkáme s dokumenty, kde je podobný obsah psaný ručně. Ruční psaní obsahu je přežitek – zabírá mnoho času a jeho aktualizace je pracná. Abychom si usnadnili práci, MS Word nabízí možnost automatického generování obsahu a stejně tak i možnost jeho následné aktualizace.

Ke stažení: dokument s vygenerovaným obsahem

Word 2003 a starší (doc, 72 kB), 2. 6. 10
Word 2007 a novější (docx, 45 kB), 14. 5. 10

Příprava

Základem je dobře naformátovaný dokument. Aby bylo vůbec možné automatický obsah vytvořit, je nutné, aby dokument obsahoval odstavce s různou úrovní textu. V praxi to znamená, že budeme mít nadpisy formátované pomocí základních nadpisových stylů.

Word 2003 a starší

Tvorba


  1. V dokumentu umístíme kurzor na místo, kam se obsah vloží.
  2. V menu Vložit vybereme položku Odkaz a klepneme na volbu Rejstřík a seznamy.
  3. Objeví se nám nové okno, kde přejdeme na kartu Obsah.
  4. Nastavíme, zda chceme mít v obsahu zobrazená čísla stránek (obvykle ano), zda budou zarovnána doprava (obvykle ano) a jejich vodící znak (čím bude vyplněn prostor mezi textem a číslem stránky – obvykle tečky).
  5. Klepnutím do pole Podle šablony zvolíme jeden z formátů obsahu, v náhledu nahoře se ukáže, jak bude vypadat.
  6. Nastavíme počet zobrazovaných úrovní. 1 úroveň znamená, že se zobrazí pouze hlavní nadpisy, 2 zobrazí i podnadpisy 3 zobrazí nadpisy formátované pomocí stylů Nadpis 1, Nadpis 2 i Nadpis 3. Více jak 3 úrovně většinou není nutné používat.
  7. Klepneme na tlačítko OK a obsah se vloží na předem stanovené místo.

Aktualizace

  1. Klepneme na libovolné místo v obsahu.
  2. Stiskneme klávesu F9.
  3. V zobrazeném okně vybereme zda chceme aktualizovat pouze čísla stránek (nepřidá nové kapitoly), nebo celou tabulku (přidá nové kapitoly a aktualizuje čísla stránek).
  4. Klepnutím na tlačítko OK se obsah aktualizuje.

Word 2007 a novější

Tvorba

  1. V dokumentu umístíme kurzor na místo, kam se obsah vloží.
  2. Na kartě Odkazy klepneme na ikonu Obsah.
  3. Klepnutím na jeden z předdefinovaných stylů obsahu jej vložíme. V případě, že chceme vytvořit vlastní styl, klepeneme na položku Vložit obsah.
  4. V případě vlastního stylu obsahu jej upravíme dle vlastních představ (viz body 4, 5 a 6 u Wordu 2003).
  5. Klepneme na tlačítko OK a obsah se vloží na předem stanovené místo.
  6. Aktualizace obsahu je stejná jako v případě starší verze.